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Wer an seinem Arbeitsplatz täglich mit vertraulichen Unterlagen umgehen muss, sollte sicherstellen, dass diese stets vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Sonst drohen unter Umstände juristische Probleme, wie zum Beispiel Schadenersatzforderungen wegen Verletzung der Pflicht zur Geheimhaltung. Mit einem Stahlschrank, in dem man die entsprechenden Dokumente bei Abwesenheit sicher unterbringt, kann jeder betroffene Mitarbeiter zuverlässig vermeiden, in derartige unangenehme Situationen zu geraten.

Sichere Aufbewahrung von Dokumenten in der Personalabteilung

Jeder Mitarbeiter hat einen begründeten Anspruch darauf, dass mit seinen Daten mit der gebotenen Diskretion und Vertraulichkeit umgegangen wird. Diesbezügliche Vorschriften sind insbesondere in der Personalabteilung genauestens zu beachten – sonst besteht die Gefahr, dass es auch zu juristischen Auseinandersetzungen kommen kann. Darüber hinaus resultieren auch Störungen des Betriebsfriedens aus versehentlich bekannt gewordenen Informationen über einzelne Mitarbeiter. Deswegen sollten alle relevanten Unterlagen und Datenträger in einem Stahlschrank geschützt aufbewahrt werden, auf den nur die zuständigen Sachbearbeiter und Vorgesetzte Zugriff haben. Ein derartiger Tresor bietet darüber hinaus auch Schutz vor Diebstahl durch Unternehmensfremde sowie Feuer und Löschwasser.

Sichere Aufbewahrung von Dokumenten in anderen Abteilungen

Sorglosigkeit im Umgang mit Akten und anderen wichtigen Unterlagen ist leider in der alltäglichen Arbeitspraxis nicht nur auf den Personalbereich beschränkt: Angebote und Kalkulationen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Präsentationen und Hand-outs für Sitzungen von Vorstand und Abteilungsleitern, Finanzpläne und Wertgutachten – all dies ist nicht für die Augen unbefugter Kollegen bestimmt. Wenn derartige Dokumente im Betrieb in die falschen Hände geraten, können daraus leicht große Schäden, auch finanzieller Art resultieren, vom Vertrauensverlust und einem möglichen Imageschaden ganz abgesehen. Um derartigem Missbrauch von zu Unrecht erlangten Informationen von Anfang an zu vermeiden, sollten alle entsprechenden Papiere oder auch Datenträger sicher in einem Stahlschrank verwahrt werden. Am besten wird diese Art der Aufbewahrung verpflichtend in einer Dienstanweisung für die betroffenen Mitarbeiter geregelt.

Konsequente Verwahrung verhindert Probleme

Juristische Probleme am Arbeitsplatz lassen sich durch die konsequente Aufbewahrung von vertraulichen Dokumenten in einem Tresor leicht vermeiden. So hat man jederzeit das gute Gefühl, seine diesbezüglichen Pflichten in vollem Umfang zu erfüllen, insbesondere auch bei längerer Abwesenheit, zum Beispiel wegen einer Geschäftsreise oder eines Urlaubs.

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